Personel özlük programı
Personel Özlük Programı ile Dijital Özlük Yönetimi
Çalışan bilgilerini ve özlük belgelerini Excel dosyaları veya fiziksel klasörler yerine, izin ve puantaj gibi diğer İK süreçleriyle aynı kayıt üzerinde, tek merkezden yönetin.
14 gün ücretsiz deneme, kredi kartı gerekmez.
Haftalık giriş-çıkış dağılımı
Zamanında / geç / gelmedi
Cum
%86
Örnek arayüz görünümü — gerçek panelde yalnızca kendi ekibinizin verilerini görürsünüz.
Tanım
Personel Özlük Programı Nedir?
Personel özlük programı, çalışanların kimlik ve iletişim bilgilerinden işe giriş/ayrılış tarihine, departman ve pozisyon geçmişinden ilgili belgelere kadar özlük dosyasında yer alan bilgileri dijital ortamda tutan bir sistemdir. Amaç; bu bilgilerin Excel dosyaları veya fiziksel klasörler yerine, tek ve güncel bir kayıt üzerinde erişilebilir olmasıdır.
seninİK'te özlük bilgisi ayrı, izole bir tablo değildir — her çalışanın kendi kaydına bağlıdır; aynı kayıt izin, vardiya, zimmet ve performans verisiyle de ilişkilendirilir.
Hangi Personel Bilgileri Yönetilebilir?
seninİK'te bir çalışan kaydında şu bilgiler tutulabilir: ad, soyad, sicil numarası, işe giriş tarihi, doğum tarihi (opsiyonel), departman, pozisyon, telefon, e-posta, yönetici ataması ve (varsa) işten ayrılış tarihi. Bu bilgiler tek tek elle girilebileceği gibi, mevcut bir çalışan listesi CSV formatında toplu olarak da içe aktarılabilir.
Belge ve Dosya Yönetimi
Sözleşme, sertifika gibi çalışanla ilgili belgeler sisteme yüklenip listelenebilir ve gerektiğinde silinebilir; belge listesi CSV olarak dışa aktarılabilir. Açık olmak isteriz: bu, belgeleri dağınık klasörler yerine tek bir yerde tutmayı sağlayan bir dosya yönetimi özelliğidir — OCR, e-imza, otomatik belge süresi/geçerlilik uyarısı veya belge versiyonlama gibi ek özellikler şu an bulunmamaktadır.
Çalışan Listesini Toplu Aktarma
Mevcut bir Excel tabanlı çalışan listeniz varsa, tek tek elle girmek yerine CSV formatında hazırlayıp toplu olarak içe aktarabilirsiniz. Bu, özellikle mevcut bir sistemden veya Excel'den geçiş yaparken kurulum süresini kısaltır — geçişin ilk günü boş bir sistemle değil, mevcut çalışan listenizle başlarsınız.
Özlük Bilgisine Kimler Erişebilir?
seninİK'te rol bazlı erişim yapısı, kimin hangi ekranlara ve bilgilere erişebileceğini sınırlandırmanızı sağlar. Özlük bilgisi hassas kişisel veri içerebileceğinden, bu erişimi yalnızca gerçekten ihtiyacı olan roller (örneğin İK ekibi, ilgili yönetici) ile sınırlı tutmak önerilir. Çalışanlar ise kendi self-servis portallarından yalnızca kendi bilgilerini görüntüleyebilir.
Özlük Dosyasında Hangi Belgeler Bulunmalı?
Hangi belgelerin özlük dosyanızda hukuken bulunması gerektiği, işkolunuza ve güncel mevzuata göre değişir; bu konuda kesin bir liste sunmuyoruz. Yaygın uygulamada iş sözleşmesi, kimlik bilgisi, özgeçmiş ve varsa diploma/sertifika belgeleri özlük dosyasının parçası olur. Kendi işletmeniz için hukuken gerekli belgeleri netleştirmek üzere özlük dosyasında bulunması gereken belgeler rehberimize göz atabilir, kesinlik gerektiren noktalarda kendi hukuk/mali müşavirinize danışabilirsiniz.
İzin, Zimmet ve Performansla İlişkisi
Özlük kaydı, İK yazılımınızdaki diğer modüllerle aynı çalışan üzerinden çalışır: bir çalışanın kartını açtığınızda özlük bilgilerinin yanında izin bakiyesini, vardiya uyumunu, zimmetli ekipmanlarını ve performans geçmişini de görebilirsiniz. Bu, aynı bilgiyi birden fazla ayrı sistemde tekrar tutmanızı gerektirmez.
İzin süreçlerini ayrıntılı incelemek isterseniz izin yönetim yazılımı, zimmetli ekipman takibini ayrıntılı incelemek isterseniz zimmet takip programı sayfamıza göz atabilirsiniz.
Excel veya Klasör Yerine Neden Dijital Özlük Yönetimi?
Excel dosyaları veya fiziksel klasörlerle özlük takibinin en sık karşılaşılan sorunları şunlardır: birden fazla kişi aynı dosyayı farklı zamanlarda güncellediğinde hangi sürümün güncel olduğunun belirsizleşmesi, belgelerin fiziksel olarak kaybolma/hasar görme riski ve bir çalışanın güncel durumunu görmek için birden fazla dosya/klasör arasında arama yapılması gerekmesi. Dijital bir özlük programında bilgi ve belgeler tek bir çalışan kaydı altında toplanır; erişim, kimin hangi bilgiye ulaşabileceğini belirleyen rol tabanlı yetkilendirmeyle sınırlandırılabilir.
Kimler İçin Uygundur?
- Çalışan bilgilerini dağınık Excel dosyalarından kurtarmak isteyen İK ekipleri
- Sözleşme ve sertifika gibi belgeleri tek merkezde tutmak isteyen işletmeler
- Departman/pozisyon geçmişini ve yönetici ataması geçmişini görünür kılmak isteyen ekipler
- Özlük bilgisine erişimi rol bazlı sınırlandırmak isteyen işletmeler
Mevcut Excel Verinizi Nasıl Taşırsınız?
Halihazırda Excel'de tuttuğunuz bir çalışan listeniz varsa, geçiş sıfırdan başlamak zorunda değildir. Çalışan listenizi CSV formatına dönüştürüp toplu içe aktardıktan sonra, sözleşme ve sertifika gibi mevcut dijital belgeleri ilgili çalışan kayıtlarına yükleyebilirsiniz. Bu, özellikle onlarca çalışanı olan işletmeler için tek tek elle veri girmekten çok daha hızlı bir başlangıç sağlar.
Personel Özlük Programı ile Personel Takip Programı Arasındaki Fark Nedir?
Personel özlük programı, çalışanın kimlik/iletişim bilgileri ve belgeleri etrafında şekillenen dar kapsamlı bir işlevdir. Personel takip programı ise özlüğün yanında giriş-çıkış takibi (PDKS), vardiya ve puantajı da kapsayan daha geniş bir şemsiye çözümdür. seninİK'te ikisi ayrı ürünler değildir — özlük, personel takip programının bir parçasıdır.
Giriş-çıkış ve devam takibini de kapsayan tam kapsamlı çözüm için personel takip programımıza göz atabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Personel özlük programı hakkında merak edilenler.
Personel özlük programı, çalışanların kimlik/iletişim bilgilerini, işe giriş-ayrılış tarihlerini, departman/pozisyon bilgisini ve ilgili belgeleri dijital ortamda tutan sistemdir. seninİK'te özlük bilgisi, izin ve puantaj gibi diğer İK verileriyle aynı çalışan kaydı üzerinde tutulur.
Ad, soyad, sicil numarası, işe giriş tarihi, doğum tarihi (opsiyonel), departman, pozisyon, telefon, e-posta, yönetici ataması ve varsa işten ayrılış tarihi kaydedilebilir. Çalışan listesi CSV ile toplu olarak da içe aktarılabilir.
Evet. Sözleşme, sertifika gibi belgeler yüklenip listelenebilir, gerektiğinde silinebilir ve belge listesi CSV olarak dışa aktarılabilir. OCR, e-imza veya otomatik belge süresi uyarısı gibi ek özellikler şu an bulunmamaktadır.
Evet. Bir çalışanın özlük kaydı, aynı çalışan üzerinden izin bakiyesi, vardiya uyumu, zimmet ve performans bilgisiyle birlikte görüntülenir — ayrı sistemler arasında veri tekrar girmeniz gerekmez.
Dijital bir sistemde bilgi tek bir güncel kayıtta tutulur, birden fazla dosya sürümü arasında karışıklık yaşanmaz ve erişim rol bazlı sınırlandırılabilir; Excel/klasör tabanlı takipte bu kontrol genellikle zayıftır.
Hayır, ama birbirinden ayrı ürünler de değildir. Özlük, personel takip programının bir parçasıdır; personel takip programı ayrıca giriş-çıkış takibi (PDKS), vardiya ve puantajı da kapsar.
Daha fazla oku
Özlük kayıtlarınızı tek bir merkezde toplayın.
14 gün ücretsiz deneyin, kredi kartı gerekmez. Özlük, izin, vardiya ve PDKS ile birlikte tek platformda kullanın.